Como a Worten aumentou a eficiência por 50%?

Detalhes da empresa

1996

Ano da fundação

2018

Começou com o Rolling Legal

A Worten, empresa líder de retalho de eletrónica do Grupo Sonae, tem mais de 20 anos de experiência no mercado e a missão de levar a melhor tecnologia a todos. Com um portfólio de mais de 1 milhão de produtos e uma presença sólida com mais de 200 lojas em Portugal e Espanha, a Worten alia inovação e proximidade ao cliente, complementando a experiência física com um serviço online robusto.

No coração desta operação está um departamento jurídico composto por sete advogados internos, especializados em diversas áreas do direito. Esta equipa multidisciplinar desempenha um papel fundamental no suporte à empresa, ao assegurar conformidade legal e eficiência nos processos internos.

Áreas de Prática

Direito Comercial, Direito do Consumidor, Direito Penal, Direito Fiscal, Direito do Trabalho, Direito Imobiliário, Direito Societário, Direito da Concorrência, Direito da Propriedade Intelectual, Processo Especial de Revitalização

Principais funcionalidades

Interface Intuitiva, Personalização, Comunidades, Processos de Aprovação, Fluxos de Trabalho, Conformidade com o RGPD, Segurança, Relatórios Automáticos e KPI

O Desafio

Complexidade e volume crescente de processos

Gerir um volume tão elevado de informação jurídica, que envolve advogados internos e escritórios externos, trouxe desafios significativos para a Worten. A ferramenta utilizada anteriormente não acompanhava a crescente exigência da operação, revelando limitações na estruturação de processos e na análise eficiente dos dados. Principais desafios enfrentados:

Gestão descentralizada de processos, sem um canal único de comunicação.
Campos de texto livre, o que dificultava a análise e monitorização de informação.
Ausência de alertas automáticos, o que aumentava o risco de incumprimentos e atrasos nos prazos legais.
Dificuldade no acompanhamento do estado dos processos, com um histórico pouco acessível e de consulta ineficiente.

A ausência de uma estrutura integrada não só comprometia a visibilidade e segurança das informações, como também dificultava a gestão eficaz da atividade jurídica da Worten.

A adoção de ferramentas tecnológicas é essencial para combater o burnout. Soluções como o Rolling Legal ajudam a aliviar a carga de trabalho e a promover uma rotina mais equilibrada e produtiva para os profissionais do setor jurídico.

A Solução

Rolling Legal como pilar da transformação digital

Para superar estes desafios, a Worten implementou a Rolling Legal, uma plataforma intuitiva e personalizável, construída sobre Salesforce, garantindo escalabilidade, segurança e conformidade com o RGPD.

Como o Rolling Legal ajudou a Worten?

Gestão jurídica descentralizada → Centralização de processos num único sistema

Antes, a Worten lidava com processos dispersos e dificuldades na monitorização de informações legais. Com a Rolling Legal, toda a gestão jurídica foi centralizada, garantindo mais controlo e organização.

Dificuldade no acompanhamento de processos → Visibilidade total e fluxo de trabalho estruturado

A equipa jurídica agora consegue visualizar rapidamente o estado de cada processo, acompanhar prazos e tomar decisões com base em dados estruturados, sem depender de campos de texto livre ou registos manuais.

Risco de incumprimentos → Alertas automáticos e gestão eficiente de tarefas

A ausência de notificações automáticas aumentava o risco de atrasos e incumprimentos. Com a Rolling Legal, a Worten passou a contar com alertas inteligentes que garantem o cumprimento de todas as obrigações legais.

Comunicação ineficiente entre equipas → Integração de advogados internos e externos

A Rolling Legal criou um canal seguro e estruturado para a comunicação entre a equipa jurídica da Worten, gestores de loja e advogados externos, assegurando que todas as partes envolvidas têm acesso às informações certas, no momento certo.

O Impacto

A transição para a Rolling Legal permitiu à Worten transformar a sua gestão jurídica, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e garantindo maior conformidade e segurança.

40%

Menos tempo em tarefas administrativas, permitindo que a equipa foque em atividades estratégicas e no atendimento aos clientes, em vez de processos burocráticos manuais.

50%

Aumento da produtividade com maior eficiência da equipa jurídica, com automação de processos, comunicação integrada e otimização do fluxo de trabalho

80%

Menos erros operacionais, com automação que assegura maior precisão no cumprimento de prazos e rigor na gestão dos processos jurídicos.

90%

Maior organização e acessibilidade de documentos, com toda a informação jurídica centralizada, estruturada e disponível de forma imediata.

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