Prática Legal 4.0: quatro estratégias para adaptar o seu escritório à era digital

Se antes da pandemia, a utilização de certas tecnologias era um factor de diferenciação, a realidade actual é diferente: aqueles que não as utilizam dificilmente conseguem sobreviver! A transformação digital está a acontecer em todas as áreas económicas, mudando os comportamentos e preferências das pessoas e a área da advocacia não é diferente.

Esta quarta revolução industrial – a chamada era digital – não só introduz novas tecnologias de automação e inteligência artificial, mas também outras mudanças significativas, tais como a integração entre os vários dispositivos, software e utilizadores.

Todos os dias surgem novas ideias, negócios e mesmo relações jurídicas baseadas em soluções e ambientes tecnológicos, pelo que a revolução 4.0 também se impõe em actividades mais tradicionais, tais como a advocacia. Mas este é um desafio que deve ser enfrentado com optimismo, uma vez que esta nova era digital proporciona a personalização e racionalização dos processos de produção que muitas vezes se traduzem em maior eficiência e produtividade, com custos mais baixos.

De acordo com um estudo da McKinsey Digital, mesmo antes da COVID-19, 92% das empresas pensavam que os seus modelos de negócio precisariam de ser alterados, dada a digitalização.

No entanto, é importante perceber que a transformação digital não é um destino em si, mas uma viagem que deve começar sem um destino final definido, porque o mundo em que vivemos está em constante mudança. Neste caminho, existem normalmente várias fases de desenvolvimento, pelo que é decisivo compreender a fase de maturidade digital em que se encontra o seu negócio, e agir em conformidade.

Muitos escritórios de advocacia ainda se encontram na fase de incorporação de tecnologia, ou seja, uma fase de maturidade em que o gestor já compreende a importância dos recursos tecnológicos para gerar valor para o seu negócio, mas encontra-se numa fase de transição.

Assim, para que o seu escritório entre definitivamente na era 4.0, verifique abaixo algumas ideias essenciais.

1. Estimular uma mentalidade inovadora

O sucesso da transformação digital depende das pessoas, por isso os advogados precisam de desenvolver uma mentalidade inovadora, ter uma visão holística e multidisciplinar, ser autónomos, criativos e capazes de adaptação.

É claro que nem todas as pessoas têm estas características inatas, mas podem ser desenvolvidas ao longo do tempo com algumas técnicas simples:

• Aumentar os horizontes (pensar em ideias alternativas e “fora da caixa”, por vezes mesmo fora do ambiente empresarial, por exemplo);
• Fazer perguntas (perguntar “porquê”, “porque não”, “e se”; não aceitar respostas como “porque sempre foi feito desta forma”; imaginar formas opostas de fazer as coisas; ser curioso… Um exercício interessante é, por exemplo, escrever diariamente perguntas sobre os problemas do escritório ou do departamento, concorrentes, área de actividade, etc.);
• Observar (procurar detalhes para obter inspiração; utilizar a técnica dos 3C para observar: clientes, concorrentes, países, etc…);
• Networking (partilha de ideias com amigos, colegas de trabalho ou parceiros. A diversidade é importante porque pessoas de diferentes origens, idades, nacionalidades, etc. ajudam a gerar novas ideias e a adaptar as soluções existentes a diferentes ambientes);
• Acreditar no seu potencial (inovar depende de audácia e coragem e acreditar que uma nova solução tecnológica para o escritório é fundamental. Isto sem esquecer que a procura da solução perfeita impede muitas vezes a sua implementação).

2.Ter um “agente de inovação

Sabia que a Netflix passou por um processo evolutivo até chegar ao modelo de hoje? Começou com o aluguer de DVD’s pela Internet e é actualmente a maior plataforma para a transmissão de filmes e séries. Isto significa que havia um “agente de inovação”, atento e capaz de apontar tendências e inovações emergentes e que, acima de tudo, soube propor uma mudança na cultura organizacional.

Mas será possível aplicar este “agente” ao exercício da advocacia?
Claro que é! Basta estar atento às soluções tecnológicas que podem ser aplicadas no seu escritório ou departamento jurídico e propor a sua implementação, orientando os colegas sobre as vantagens da sua utilização. Este “agente” tem um papel fundamental, uma vez que lhe permite antecipar e ajudar a tomar as decisões certas, no momento certo.

3. Utilização da Gestão de Projectos

Em qualquer área, a gestão de projectos é cada vez mais frequente em empresas ou departamentos.
Um projecto é considerado tudo o que tem um início, meio e fim e que deve ser correctamente planeado e gerido de modo a atingir os objectivos definidos.
Na prática jurídica é também essencial que o advogado desenvolva esta capacidade de gestão de projectos, juntamente com os outros membros da sua equipa e cliente. É portanto vital utilizar um sistema organizacional simples e partilhado por todos.
É frequente que, por exemplo, nos departamentos jurídicos de empresas, os empregados participem em projectos de diferentes áreas, com novos colegas, com outros escritórios e num esquema de mobilidade. Felizmente, já existem numerosas plataformas de gestão de tarefas em colaboração, tais como a Rolling Legal, que permitem a atribuição, interacção e monitorização constantes das tarefas de toda a equipa de trabalho.

4.Investir em soluções digitais

Com a tecnologia 5G a entrar no mercado das telecomunicações, o incentivo para transformar a gestão empresarial será ainda maior.

Para ser um advogado 4.0, deve oferecer cada vez mais aos seus interessados a possibilidade de usufruir deste ambiente de alta velocidade e isto só será possível se considerar como investimento as despesas com a aquisição e implementação de ferramentas digitais.

Juntamente com a velocidade crescente da Internet, vem uma tendência crescente para utilizar sistemas de armazenamento na nuvem, que oferecem incontáveis vantagens. Entre outras, destacam-se algumas:

• A capacidade de trabalhar em qualquer lugar e a partir de diferentes dispositivos;
• O acesso instantâneo a informação e aplicações;
• A menor probabilidade de perda de dados;
• A redução dos custos de armazenamento em comparação com as infra-estruturas físicas;
• Maior velocidade de processamento;
• Maior capacidade de integração;
• A garantia de um sistema de segurança permanentemente actualizado;
• Menor consumo de energia devido a recursos partilhados e optimizados…

As plataformas em cloud tornam possível o acesso e gestão da informação tanto para o advogado como para o cliente, proporcionando uma vantagem em termos de maior eficiência organizacional. Desta forma, o dinamismo da profissão jurídica será favorecido por este tipo de plataformas que permitem trabalhar a partir de qualquer lugar onde haja internet disponível, com a vantagem adicional de oferecer a possibilidade de partilhar cuidadosamente documentos com colegas advogados.

Ter uma plataforma como a Rolling Legal é definitivamente um passo fundamental para se tornar um advogado digital. Esta é uma solução de gestão de cloud para escritórios de advogados e departamentos jurídicos. A plataforma oferece um sistema simples para automatizar processos, controlar o tempo e as notas de honorários, empresas, contratos, entre outros. Tudo isto disponível através de um browser, smartphone ou tablet. Assim, o escritório ou departamento concentra as suas energias no que a tecnologia não é capaz de substituir: a gestão estratégica.

Em conclusão, a ideia chave é que a transformação digital passa principalmente por uma estratégia, mais do que por uma mera tecnologia. Não existe uma estratégia digital simples, mas sim uma estratégia empresarial global, apoiada por ferramentas digitais.

As transformações da era digital causam certamente mudanças súbitas e quebram paradigmas, o que deixa muitas pessoas desconfiadas. No entanto, é necessário enfrentar as transformações e vê-las, se não como uma oportunidade de evolução constante, pelo menos como um caminho irreversível do qual não podemos escapar.

Com as mudanças tecnológicas a uma velocidade louca, apenas aqueles que são capazes e dispostos a adaptar-se serão beneficiados!