3 razões para implementar o trabalho Agile na prática da advocacia

A metodologia Agile começou há duas décadas e era tradicionalmente utilizada em empresas de tecnologia, especialmente por desenvolvedores, incluindo os da Rolling Legal.

Mas o que é o trabalho ágil?

O trabalho ágil consiste em reunir pessoas, processos, conectividade e tecnologia, tempo e local para encontrar a forma mais apropriada e eficaz de trabalhar para realizar uma determinada tarefa.

A adopção desta metodologia continua a crescer, inclusive na indústria jurídica e, para muitas empresas, foi a razão pela qual se adaptaram rapidamente ao mercado em tempos de COVID. Infelizmente, ainda existem escritórios de advogados que reduzem o Trabalho Agile à utilização de computadores portáteis, Ipads e ligações wi-fi.

Bem, como já vimos, o Trabalho Agile Legal é, antes de mais, uma estratégia empresarial – e dessa forma têm muito mais hipóteses de alavancar o máximo retorno do seu investimento.

Agora, se precisar de ajuda para elevar a sua advocacia ao próximo nível com o método agile, verifique estas 3 razões para tal:

1. Maior e melhor colaboração entre os advogados e o resto da equipa

O método Agile concentra-se em fazer o trabalho da forma mais eficiente por quem estiver na melhor posição para fazer o trabalho, sem ter em conta a sua posição ou função.

Por outras palavras, o trabalho é dividido em equipas autónomas que são capazes de trabalhar em conjunto para completar o trabalho pretendido. Num escritório de advogados, isto pode significar uma colaboração entre advogados e assistentes que resultará numa entrega mais rápida do trabalho, bem como uma responsabilidade partilhada em projectos importantes.

Esta autonomia para planear e executar o trabalho em colaboração, sem gestão de cima para baixo, ressoa com uma cultura de responsabilidade, motivação e pertença. A gestão destes projectos pode ser feita utilizando soluções como o Rolling legal que fornece relatórios detalhados e os que gerem o processo podem contribuir para o desempenho da equipa com tarefas automatizadas.

Relatórios e acompanhamento de todo o processo podem ser úteis para a produtividade global, mas também podem ser utilizados como trampolins para as equipas avaliarem o seu próprio desempenho e concentrarem-se na melhoria contínua.

Ferramentas que rastreiam a produtividade, tais como o registo do tempo e relatórios detalhados com métricas sobre os processos, podem ajudar a uma melhoria contínua.

2. Trabalho mais simplificado e flexível

Falar de um método agile sem falar de tábuas Kanban é quase impossível!

A ideia de um quadro Kanban é ter um quadro com colunas que representem diferentes estados de trabalho, tais como “Fazer, Fazer, Feito”.

Ajuda a ter uma visão mais gráfica das tarefas a realizar e já existem várias plataformas, como o Rolling Legal, que permitem esta visão, indo para além do quadro post-its.

A chave para esta ideia Kanban é limitar o número total de tarefas “trabalho em curso”, ou seja, há um total de tarefas a realizar e outras só podem ser acrescentadas depois das primeiras mudarem o seu estatuto (para “Fazer” ou “Feito”).

A adopção de um fluxo de trabalho ágil implica também identificar quanto trabalho a equipa (e indivíduos) pode ter nas suas mãos. Se tiver mais tarefas do que é suposto, beneficie da automatização de tarefas e da criação de alertas.

Além disso, ao automatizar os seus relatórios e notificações, pode avaliar a produtividade global da equipa e também acabar por identificar onde se encontram os estrangulamentos, e pode utilizar os recursos necessários para melhorar o seu trabalho em curso (WIP).

Visão Kanban das tarefas na plataforma Rolling Legal

3.Reflexão contínua e mudança

Uma empresa ágil e automatizada não descura a reflexão e o planeamento do trabalho.
A Agile encoraja reuniões sistemáticas para acompanhar o progresso do projecto.

Aqui estão algumas sugestões:

• Reuniões de 10 minutos no início de cada semana: uma reunião logo na primeira hora de trabalho para discutir o trabalho da semana, o que todos querem alcançar e possíveis bloqueios;
• Reuniões individuais curtas no final da semana para ver se o planeamento foi alcançado, o que pode ser melhorado, etc.
• Reunião de fim de processo para validar o resultado, obter feedback do cliente e identificar o que correu bem e o que correu mal, bem como oportunidades de melhoria.
• Reuniões regulares para discutir/implementar alterações. Estas reuniões são cruciais e devem ser realizadas frequentemente, pois ajudam a equipa a compreender a razão de uma certa mudança e guiam as equipas para uma melhor organização e tomada de decisões. Pode e deve tirar partido de relatórios detalhados e automáticos, bem como de painéis de bordo que ajudam a sistematizar a informação a ser discutida.

Exemplo de relatório e painel de instrumentos na plataforma Rolling Legal

Estes são alguns dos argumentos para utilizar esta metodologia, mas há muitos mais.

O fundamental a reter é que estas são sugestões que lhe permitirão trabalhar de forma mais inteligente e fornecer um melhor produto e resultado para os seus clientes.

E acima de tudo, ao utilizar plataformas como a Rolling Legal, pode assumir um melhor controlo do seu trabalho para que possa utilizar melhor o seu tempo.

Comece já a preparar-se para o futuro da advocacia e veja em acção como o pode fazer com uma demonstração gratuita.

!Maior e melhor colaboração entre os advogados e o resto da equipa