Como melhorar a segurança dos dados do seu escritório de advocacia?

Ser advogado é tudo uma questão de confiança. E essa confiança deve ser totalmente transmitida aos seus clientes, tanto na atitude profissional em que trata cada caso, mas especialmente quando se trata de proteger a confidencialidade das informações que lhe são confiadas.

Os dados pessoais fornecidos num contexto de prática jurídica são tratados com os requisitos de segurança e confidencialidade exigidos pelos requisitos legais em matéria de protecção de dados. Pelo menos é isso que se pretende como prática em qualquer escritório de advocacia. No entanto, no contexto actual, em que as ameaças digitais são cada vez mais complexas, poderá por vezes sentir uma certa dificuldade em manter tanta informação e dados em segurança.

É por isso que listamos 7 dicas para manter os dados confidenciais protegidos e, sobretudo, para ajudar a preservar a reputação do seu escritório de advocacia.

1. Controlo de acesso aos dados
Nem todos os advogados precisam de ter acesso à informação completa sobre o que é tratado pela firma. O que é fundamental é que cada pessoa só tenha acesso aos dados de que necessita para desempenhar as suas funções. As limitações e permissões de acesso aos dados devem ser analisadas e implementadas rigorosamente, a fim de construir bibliotecas de dados a que só os respectivos utilizadores possam ter acesso.

2.Actualize e proteja os dispositivos na sua prática jurídica
Como advogado nunca foi tão importante manter os seus dispositivos e aplicações actualizados para evitar ciberataques, tais como resgates ou phishing. Uma boa prática será utilizar software em cloud para a gestão legal, uma vez que as actualizações de segurança são realizadas automaticamente, evitando esta preocupação extra. Além disso, não se esqueça de proteger outro software com antivírus certificado e de utilizar firewalls para a protecção do equipamento e redes da sua firma de advogados.

3.Como advogado, investir na formação em segurança de dados
A sensibilização e formação dos funcionários sobre a política de segurança de dados é o primeiro passo para proteger os dados confidenciais da empresa e os dos seus clientes. Uma cultura de segurança digital é fundamental numa área em que muitos ciberataques e violações de dados são causados por erro humano. Na maioria das vezes é o utilizador que põe em risco a sua própria segurança, razão pela qual é tão importante sensibilizar os advogados da sua firma. Criar estratégias para apoiar a conclusão de tarefas, oferecendo listas de verificação, boletins informativos e procedimentos padronizados, bem como a realização de campanhas de segurança, ajudará a reduzir o impacto do erro humano na segurança do seu escritório de advogados.

4. Não facilite as palavras-passe
Todos sabemos que é difícil criar uma senha mnemónica e muitas vezes escolhemos combinações que são demasiado óbvias, tais como nomes ou datas. Deve-se utilizar palavras-passe com um mínimo de oito caracteres combinando letras, números e caracteres especiais para dificultar o acesso não autorizado. Utilize plataformas de gestão de senhas como “1password” ou “LastPass” para criar e armazenar com segurança todas as credenciais que utiliza diariamente, evitando assim armazená-las directamente em navegadores ou localmente. E sempre que entrar num site que exija uma palavra-passe, não se esqueça de terminar a sessão quando sair.

5. Digitalização de documentos
Embora já estejamos na era da Lei 4.0, ainda é muito comum trabalhar com documentos em papel. Processos, decisões judiciais, procurações… inúmeros documentos físicos essenciais para o exercício da profissão de advogado. No entanto, a sua digitalização torna-se essencial, pois evita que estes documentos sejam expostos à passagem do tempo ou a outros acidentes que possam destruir os bens físicos de um escritório. O software Rolling Legal Cloud oferece uma espécie de vantagens relativamente à gestão de documentos jurídicos. Consulte-o aqui.

6. Menos dispositivos locais de armazenamento de dados legais
Os dados confidenciais são uma grande tentação para o cibercrime e o desafio para os escritórios de advocacia é conciliar a protecção de dados com os métodos de armazenamento. Neste caso, quanto menos dispositivos melhor: pen drives, discos externos, computadores portáteis são mais vulneráveis aos vírus e também à perda de dados. É aconselhável que o escritório invista numa solução de armazenamento em cloud que, ao contrário do que as pessoas pensam, é uma das formas mais seguras para todos os empregados de armazenar e aceder à informação.

7. Reforçar a segurança dos dados com um software de gestão legal
Utilize plataformas de gestão legal baseadas em cloud com extensas certificações de segurança, a fim de centralizar os seus dados de uma forma segura. Com base no Salesforce (#1 CRM no mundo), conheça as ofertas Rolling Legal que o podem ajudar a proteger melhor toda a informação e dados confidenciais com que trabalha diariamente. Actualize e proteja os dispositivos na sua prática jurídica