Gestão Legal do Tempo e Time-Tracking: qual é o seu impacto na produtividade e facturação de uma empresa?

A gestão do tempo é uma questão transversal em todas as actividades profissionais legais e mesmo na vida pessoal. Esta gestão do tempo é precisamente a forma como se decide utilizar o seu tempo para aproveitar ao máximo a produtividade e alcançar os objectivos estabelecidos.
Mas como sabemos, o tempo não se estica: é um recurso fixo e, independentemente dos nossos esforços, será sempre 7 dias por semana, todos os dias com 24 horas e todas as horas com 60 minutos. É uma equação inevitável e temos de tirar o melhor partido dela.

Embora neste artigo apenas queiramos tratar da componente de gestão do tempo no campo profissional, é inegável que também neste campo é impossível ficar indiferente ao bombardeamento de notificações – no telemóvel ou no computador – cuja função é precisamente roubar a nossa atenção e minar a produtividade. Todas estas distracções tecnológicas contribuem para uma irreparável perda de tempo que tem um impacto profundo ao longo das horas, dias e semanas de qualquer trabalho legal.

Por esta e outras razões, a gestão do tempo num projecto é um dos principais desafios de um gestor porque, e não raro, dado o grande número de tarefas a realizar, o controlo do tempo tende a ser relegado para o segundo mandato.

O conceito de gestão do tempo tem implícito o aumento da produtividade, ou seja, a capacidade de produzir mais e melhor no mais curto espaço de tempo possível. A ideia é ser mais eficaz (fazer o que realmente temos de fazer), fazer bem as coisas (ser eficiente) e ser produtivo (fazer o melhor uso do tempo).

Felizmente, o mercado tecnológico oferece numerosas soluções que contribuem grandemente para uma melhor gestão do tempo – mesmo em áreas tradicionais como a advocacia – tanto em termos de automatização de tarefas recorrentes como de partilha e distribuição das mesmas, entre muitas outras ferramentas.

Mas se “Tempo é dinheiro”, todo o controlo da produtividade da equipa de trabalho só faz sentido se o registo de tempo também for rigoroso.

O conceito de time-tracking consiste basicamente em registar como investimos (ou gastamos) o nosso tempo e é uma prática útil para identificar erros e optimizar o trabalho. Acima de tudo, permite-nos adquirir uma grande quantidade de informação para analisar os processos e tomar decisões para melhor gerir os respectivos recursos.

Quando utilizado correctamente, o registo do tempo também nos pode dar informações precisas sobre o custo de tempo e energia para cada empregado e calcular o preço real do trabalho, o que torna a facturação muito mais fácil.

Mas esta prática, embora cada vez mais comum, ainda se debate com alguns mitos. Grande parte da resistência ao registo do tempo provém da presunção de que este é utilizado para controlar os empregados. O que acontece é exactamente o contrário: este tipo de ferramenta baseia-se na confiança e responsabilidade dos empregados, uma vez que a intenção não é calcular o número de horas que o advogado passou no escritório, mas sim, que tarefas ou actividades realizaram para um determinado projecto ou cliente. Além disso, baseia-se na honestidade das pessoas, uma vez que a informação registada será inútil se não for feita com rigor e disciplina.

Acontece frequentemente que as tarefas diárias menos relevantes para o nosso trabalho consomem muito tempo e manter um registo de onde o tempo é gasto ajuda-nos a ver que pequenas tarefas interferem com o percurso de trabalho planeado. O registo do tempo também ajuda a melhorar os fluxos de trabalho, os processos de aprovação, ou outros processos.

Assim, se trabalha como consultor, advogado, freelancer ou outra profissão liberal, sabe como este tipo de registo de tempo é muito mais crucial, uma vez que provavelmente trabalha para os clientes e factura-os com base nas horas gastas.

No caso dos advogados, a solução Rolling Legal tem uma ferramenta de registo de tempo incorporada que ajuda os utilizadores a registar o tempo que gastam em cada tarefa. Além disso, podem parar este registo de tempo quando mudam de actividade ou continuam mesmo fora da aplicação, quando têm de executar tarefas fora do escritório. Tudo para que o trabalho realizado em cada processo possa ser facilmente justificado e facturado.

Uma nota importante diz respeito à diferença entre gestão e controlo do tempo e quando falamos de registo, estamos a falar de uma ferramenta de medição, não de gestão! Este controlo do tempo não serve para organizar o trabalho, mas sim para manter um registo do que foi realmente feito, em vez do que planeamos fazer. E, acima de tudo, permite-nos ter uma visão clara do custo real de um determinado projecto, o que ajuda muito na previsão do custo de projectos futuros.

A gestão do tempo e o registo do tempo são complementares, pois permitem aos gestores planear melhor os recursos da empresa, os resultados do projecto e encontrar formas de aumentar os padrões de produtividade. Desta forma, podem planear quanto investir e em quê, para aumentar os níveis de qualidade, ganhando força e competitividade no mercado em que operam.

E você? Vai começar a gerir melhor o seu tempo?