Contencioso de massa

Há um momento pouco glorioso na vida de um departamento jurídico. Alguém abre um novo processo e percebe que já conhece aquela história.

Mudou o nome do autor, o tribunal e o número do processo. No entanto, os factos, os argumentos e os documentos são praticamente os mesmos.

Quando isto acontece dezenas, centenas ou milhares de vezes, já não estamos perante uma sucessão de casos isolados. Estamos perante contencioso de massa.

Este tipo de contencioso surge quando uma organização gere muitos processos judiciais com características semelhantes. Podem estar relacionados com o mesmo produto, contrato, procedimento, serviço ou tipo de reclamação.

É frequente na banca, nos seguros, nas telecomunicações, no retalho, nos transportes e nos serviços públicos. Afinal, quanto maior for o número de clientes, trabalhadores ou contratos, maior será também a possibilidade de um problema se repetir.

Cada processo continua a exigir análise jurídica. Contudo, o volume acrescenta outro desafio: gerir informação, prazos, custos, intervenientes e decisões sem perder o controlo do conjunto.

É aí que o problema deixa de ser apenas jurídico. Passa também a ser operacional.

Como se gere o contencioso de massa?

A gestão começa no momento em que o processo entra no departamento jurídico.

Antes de mais, é necessário registar a matéria, as partes, o tribunal, o valor em causa e os prazos. Também devem ficar identificados os responsáveis, os documentos relevantes e o nível de risco.

Quando esta informação segue critérios comuns, a equipa consegue agrupar processos semelhantes e encontrar padrões. Caso contrário, cada processo parece novo, mesmo quando é apenas mais um episódio da mesma série.

Depois, podem ser definidas orientações para cada tipo de contencioso. Por exemplo, os argumentos jurídicos, os documentos necessários, os critérios para acordo e os níveis de aprovação.

Esta normalização não elimina a análise individual. Pelo contrário, evita que a equipa tenha de reconstruir a mesma estratégia sempre que chega um processo semelhante.

Além disso, o acompanhamento envolve audiências, comunicações internas, provisões, honorários e pedidos de informação. Muitas vezes, também inclui várias sociedades de advogados.

Sem uma estrutura comum, a informação espalha-se rapidamente. Fica dividida entre emails, pastas partilhadas, folhas de cálculo e relatórios com formatos diferentes.

Assim, o jurídico conhece o número de processos. O financeiro conhece parte dos custos. A administração quer saber o risco. Porém, nem sempre todos olham para os mesmos dados.

Quando o volume começa a pesar

Uma tarefa manual pode parecer inofensiva quando existe apenas um processo. Repetida quinhentas vezes, transforma-se num custo operacional bastante concreto.

O mesmo acontece com uma classificação incorreta, um documento em falta ou uma atualização que não chegou à pessoa certa.

Por isso, o verdadeiro desafio do contencioso de massa não está apenas na complexidade jurídica. Está na repetição.

Quanto maior for o volume, mais difícil se torna manter estratégias consistentes. Também aumenta o risco de falhas, atrasos e decisões tomadas com informação incompleta.

Entretanto, a equipa passa demasiado tempo a procurar documentos, atualizar relatórios e confirmar estados. Esse tempo deixa de estar disponível para analisar risco, negociar ou aconselhar o negócio.

O contencioso começa, então, a ocupar o departamento jurídico de duas formas. Pela complexidade dos processos e pelo peso da operação necessária para os manter organizados.

Como Legal Ops e LegalTech podem ajudar

Uma plataforma de gestão jurídica permite centralizar processos, documentos, prazos, custos, tarefas e intervenientes.

Desta forma, a equipa consegue consultar o histórico de cada processo sem depender de pesquisas sucessivas. Também passa a saber quem está responsável e qual é o próximo passo.

Além disso, a tecnologia permite automatizar tarefas recorrentes. Entre elas estão os alertas, as atribuições, os pedidos de aprovação e as atualizações de estado.

Um novo processo pode, por exemplo, gerar automaticamente um conjunto de tarefas. Pode também identificar os documentos necessários e notificar as pessoas envolvidas.

A decisão jurídica continua a pertencer aos profissionais. No entanto, deixa de depender da memória de alguém para que o processo avance.

Os dashboards também ajudam a acompanhar indicadores relevantes, como:

• Número de processos ativos;
• Valor total em risco;
• Custo médio por processo;
• Honorários externos;
• Duração média;
• Taxa de sucesso;
• Acordos celebrados;
• Matérias mais recorrentes.

Assim, o reporting deixa de ser uma reconstrução mensal feita a partir de várias fontes. Passa a refletir a informação registada durante o trabalho diário.

No entanto, a tecnologia não resolve, por si só, um processo mal organizado. Pode apenas torná-lo mais rápido e mais pesquisável.

É precisamente aqui que entram as Legal Operations.

Legal Ops aplica princípios de gestão à atividade jurídica. Define processos, responsabilidades, indicadores, regras de colaboração e critérios para a utilização da tecnologia.

Antes de automatizar, é necessário decidir como os processos serão classificados. Também é preciso definir que informação deve ser registada e quem aprova cada decisão.

Legal Ops cria essa estrutura. A LegalTech ajuda a aplicá-la de forma consistente, mesmo quando o volume aumenta.

Do processo judicial à informação de gestão

Uma carteira de contencioso pode revelar muito sobre a própria empresa.

Se vários processos resultam da mesma cláusula, talvez o contrato deva ser revisto. Se as reclamações se concentram num produto, pode existir um problema na operação.

Da mesma forma, uma estratégia com resultados desfavoráveis deve ser reavaliada. Continuar a repeti-la apenas porque “sempre foi assim” raramente melhora as estatísticas.

Com dados estruturados, o departamento jurídico consegue identificar tendências e partilhá-las com outras áreas. Pode, assim, ajudar a corrigir a origem dos litígios.

O objetivo deixa de ser apenas gerir melhor os processos existentes. Passa também por evitar que o mesmo problema continue a produzir novos processos.

Gerir contencioso de massa continuará a exigir conhecimento jurídico e atenção ao detalhe. Porém, não precisa de exigir horas de trabalho administrativo para encontrar informação básica.

O Rolling Legal permite centralizar processos, prazos, documentos, custos e tarefas. Além disso, automatiza workflows e oferece uma visão consolidada da operação jurídica.

Porque, quando os processos se repetem, a desorganização não precisa de acompanhar o padrão.